Elke organisatie krijgt te maken met kleine en grote veranderingen: druk van klanten, wijzigingen in wetgeving, nieuwe technologieën, fusies, overnames en concurrentie. Het zijn met name de grote veranderingen die kunnen zorgen voor onrust, stress en andere narigheid als die veranderingen niet goed worden geleid. Als medewerkers een sterke leider hebben die laat zien hoe zij met verandering moeten omgaan, hoeven grote veranderingen niet tot grote problemen te leiden. Er zijn tal van strategieën waarmee je jouw medewerkers kunt helpen in tijden van verandering. In dit artikel geven we vijf tips over hoe je dat het best aanpakt.

1. Bepaal je visie en maak een actieplan

In tijden van verandering is het van belang dat jouw medewerkers zich onderdeel voelen van een visie, ofwel: een groter of hoger doel. Leg uit waarom de verandering noodzakelijk is en wat de doelen, de voordelen en het verwachte effect zijn. Wanneer jouw medewerkers de visie begrijpen, vermindert dit de onzekerheid en de weerstand die meestal met verandering gepaard gaan. Door een plan te maken en relevante doelen te stellen, houd je jouw medewerkers juist in uitdagende tijden gemotiveerd en betrokken. Belangrijk is dat je flexibel blijft en bereid bent om strategieën te veranderen als zaken onverwachts anders uitpakken. Verandering is een proces. Wees bereid om af en toe omwegen te nemen, zodat je team uiteindelijk op koers kan blijven en de beoogde bestemming kan bereiken.

2. Wees een voorbeeld

Het goede voorbeeld geven is een belangrijke factor bij het bewerkstelligen van succesvol leiderschap. Leer jouw medewerkers hoe je een positieve houding aanneemt ten opzichte van verandering en hoe je uitdagingen met zelfvertrouwen benadert. Laat vooral ook zien dat je net zo menselijk bent als jouw medewerkers en dat je dezelfde tactieken gebruikt om je motivatie te behouden. Hoe pak je dat het best aan?

• Toon bereidheid om nieuwe dingen uit te proberen en procedures en processen aan te passen.
• Toon je kwetsbaar wanneer het onduidelijk is welke impact de verandering zal hebben op processen en wees bereid om om hulp te vragen.
• Bevorder een saamhorigheidsgevoel: we staan hier samen in. Herinner jouw medewerkers eraan dat je zelf ook door deze verandering gaat en dezelfde zorgen deelt.
• Deel inzichten en adviezen met je team over wat jullie eerder hebben geleerd in tijden van verandering.
• Focus je iedere dag op iets positiefs dat je door de dag heen helpt.
• Zorg ervoor dat keuzevrijheid en autonomie worden ervaren in dagelijkse taken.
• Voeg plezier, een gezonde dosis humor en een gevoel van voldoening toe aan de dagelijkse routine van je team. Zo voelt je team zich aangemoedigd in plaats van ontmoedigd.

3. Communiceer strategisch

Effectieve verandering begint met effectieve communicatie. Door strategisch te communiceren kun je bevorderen dat jouw medewerkers erop vertrouwen dat jij een goede leider bent in tijden van verandering. Zo kun je dat doen:

• Communiceer vroeg wanneer er een verandering aankomt, zodat jouw medewerkers de tijd hebben om zich aan te passen.
• Denk na over de manier waarop je de verandering wilt communiceren: bijvoorbeeld via vergaderingen, nieuwsbrieven, webinars en face-to-facegesprekken.
• Wees duidelijk over wat er verandert en waarom. Wanneer jouw medewerkers gewapend zijn met duidelijke informatie, zijn ze eerder geneigd de verandering te accepteren en hun motivatie te behouden.
• Deel niet meer informatie met je team dan nodig is. Vraag je af: welke informatie is essentieel voor mijn team om te weten en welke aanvullende informatie kan belangrijk voor ze zijn om te horen? Blijf bij de feiten en stel realistische doelen.
• Wees eerlijk over de impact van de verandering en over eventuele problemen waar je medewerkers mee te maken krijgen. Geef aan hoe je van plan bent om deze problemen op te lossen.
• Zorg ervoor dat je tijdens het veranderingsproces regelmatig over belangrijke zaken communiceert en updates direct deelt. Zo weten jouw medewerkers waar ze aan toe zijn en voorkom je dat men zaken gaat invullen.
• Betrek jouw medewerkers zoveel mogelijk bij de verandering en wees bereikbaar voor vragen. Vraag naar hun ideeën, meningen en bezwaren. Zorg dat je zoveel mogelijk input krijgt van je medewerkers en probeer oprecht om te implementeren wat en waar je kunt.

4. Houd rekening met de emotionele impact

Of het nu gaat om een geplande of plotselinge verandering waar jouw organisatie doorheen gaat, ga ervan uit dat het een emotionele impact heeft op jouw medewerkers. Gevoelens van angst, frustratie, onzekerheid en weerstand zijn in deze periode normaal. Sommige medewerkers zullen zich zorgen maken over de toekomst en zich afvragen of ze hun baan behouden. Anderen zullen zich verzetten omdat ze willen dat alles blijft zoals het is. Als je wilt dat jouw medewerkers de verandering en jouw actieplan omarmen, zul je rekening moeten houden met deze gevoelens. Je kunt je medewerkers het best steunen door zowel emotionele als praktische steun te bieden. Hieronder een aantal tips:

• Wees empathisch, luister goed en vraag je medewerkers om aan te geven wat ze nodig hebben. Verzeker jouw medewerkers ervan dat hun behoeften worden gerespecteerd tijdens het veranderproces.
• Moedig jouw medewerkers aan om hun gevoelens en zorgen onderling te delen en elkaar te helpen.
• Spreek positieve verwachtingen over de toekomst uit. Zo bevorder je vertrouwen en hoop bij je medewerkers. Benadruk dat de veranderingen ook persoonlijke voordelen kunnen opleveren.
• Bied aan om problemen samen aan te pakken en op te lossen. Er zijn vast medewerkers met goede ideeën en perspectieven. Betrek je medewerkers bij het veranderingsproces door opdrachten te geven die de hele organisatie kunnen helpen bij het aanpassen aan de nieuwe situatie. Dit geeft jouw medewerkers een gevoel van controle.
• Zorg ervoor dat jouw medewerkers voldoende tijd nemen om hun batterij op te laden. Moedig hen aan om een pauze of een middag vrij te nemen. Laat ze af en toe werken in een andere omgeving of een wandeling maken. Erken dat productief werken alleen mogelijk is als er voldoende tijd is voor herstel.
• Bedenk manieren om de impact van de verandering voor werknemers te minimaliseren. Denk bijvoorbeeld aan omscholing voor nieuwe rollen, het gebruik van uitzendkrachten voor korte termijn posities of het aannemen van consultants. Overweeg om onconventionele werkstrategieën in je dagelijkse routine op te nemen, zoals een vierdaagse werkweek. Als ontslagen deel uitmaken van de verandering, zorg dan voor een communicatieplan.

5. Erken successen

Succesvolle verandering is grotendeels afhankelijk van teamwork. Wees er dus snel bij als er een kleine of grote vooruitgang te vieren valt. Besteed aandacht aan medewerkers die zich extra inzetten of uitzonderlijke prestaties leveren en erken deze publiekelijk. Dit kan de externe motivatie boost zijn die zij nodig hebben om uitzonderlijk werk te blijven leveren, ook na de verandering. Zorg voor voldoende groei- en ontwikkelmogelijkheden en bijscholing zodat jouw medewerkers ook in de periode na de verandering kunnen floreren.

Versterk de veerkracht van je medewerkers

In tijden van verandering is het éxtra belangrijk om aandacht te besteden aan de mentale gezondheid van je medewerkers. Kan jouw organisatie hier hulp bij gebruiken? Onze zusterorganisatie Vitalmindz biedt hulp op verschillende manieren, bijvoorbeeld middels interventies op persoonlijk-, groeps- en organisatieniveau. Denk hierbij aan workshops, mental fit checks en coaching. Ben je benieuwd wat onze collega’s van Vitalmindz precies voor jou kunnen betekenen of heb je vragen? Neem contact op met Vitalmindz voor een gratis adviesgesprek.