Iedere organisatie krijgt er vroeg of laat mee te maken: ziekteverzuim. In maar liefst 26% van de gevallen in Nederland gaat het om psychisch verzuim, een flink percentage dus. Maar wat kun je doen als het psychisch verzuim in jouw organisatie uit de hand dreigt te lopen of als het al uit de hand ís gelopen? In dit artikel geven we 6 tips waarmee je direct aan de slag kunt.

Verzuim heeft aanzienlijke gevolgen voor je organisatie, zowel op operationeel als op financieel vlak. Het legt druk op de workload, productiviteit en vitaliteit van je medewerkers, doordat zij taken moeten overnemen of doordat er werk blijft liggen. Dit kan weer leiden tot meer verzuim, vertragingen in projecten en slechtere (financiële) resultaten. Daarnaast brengen ziekteverzuim en eventuele vervanging natuurlijk heel wat kosten met zich mee.

6 tips om psychisch verzuim te verminderen en voorkomen

Gelukkig zijn er genoeg dingen die je vanuit de organisatie kunt doen om psychisch verzuim te voorkomen en verminderen. Hieronder lees je welke acties je kunt ondernemen.

1. Probleemanalyse: wat is de oorzaak van het ziekteverzuim?

Om ziekteverzuim effectief tegen te gaan of te verminderen, is het allereerst van belang de dieperliggende oorzaken te achterhalen. De frequentie, duur en redenen van het verzuim moeten verzameld, geanalyseerd en gecategoriseerd worden. Bekijk welke afdelingen, teams of functies meer vatbaar zijn voor verzuim. Categoriseer de redenen voor verzuim in verschillende groepen, zoals ziekte, arbeidgerelateerde stress, privéomstandigheden of andere factoren die gerelateerd zijn aan de gezondheid. Een grondige analyse van deze oorzaken is noodzakelijk om doelgerichte interventies te kunnen uitvoeren.

2. Kritische blik op de bedrijfscultuur

De bedrijfscultuur kan van grote invloed zijn op de (mentale) gezondheid van medewerkers. Wereldwijde onderzoeken van Gallup tonen dan ook aan dat een positieve bedrijfscultuur niet alleen de tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers vergroot, maar ook het ziekteverzuim vermindert.

Bij een gezonde bedrijfscultuur zal het voor een medewerker makkelijker zijn om op een duurzame manier te re-integreren.

Kijk dus kritisch naar de bedrijfscultuur van jouw organisatie en evalueer in hoeverre deze bijdraagt aan het welzijn van medewerkers. Denk hierbij aan een (on)veilige sfeer, deadlines of een van deze kenmerken van de bedrijfscultuur die psychisch verzuim beïnvloeden. Dit is niet alleen belangrijk voor de medewerkers die (nog) niet tot de risicogroep behoren, maar ook voor degenen die al zijn uitgevallen. Bij een gezonde bedrijfscultuur zal het voor een medewerker namelijk makkelijker zijn om op een duurzame manier te re-integreren.

Vergeet daarbij niet dat ook thuiswerkers te maken hebben met (de gevolgen van) een bedrijfscultuur. Bedrijfscultuur stopt immers niet bij de voordeur en een thuiswerker is een groot deel van de tijd onzichtbaar voor de medewerkers die wél op kantoor zijn. Weinig sociaal contact, geen praatje bij de koffieautomaat, dus ook geen ‘sociale controle’. Medewerkers die problemen ervaren en thuiswerken, kunnen daardoor langer onder de radar blijven.

3. De rol van leidinggeven

Vertrouwen speelt een cruciale rol bij het beheren van verzuim binnen een organisatie. Een sfeer van vertrouwen tussen managers en medewerkers bevordert open communicatie. Hierdoor zullen medewerkers eerder geneigd zijn om persoonlijke problemen, stressfactoren of gezondheidsproblemen te delen. Ze voelen zich vaak comfortabeler en veilig genoeg om tijdig hulp te zoeken. Dit kan bijdragen aan het voorkomen van (langdurig) verzuim. Ook helpt het medewerkers die al zijn uitgevallen om op een duurzame manier te kunnen re-integreren. Want medewerkers die vertrouwen hebben in de organisatie en zich gesteund voelen, hebben over het algemeen een positievere werkervaring.

4. Preventie en amplitie

Het belang van preventie en amplitie wordt steeds meer erkend in organisaties. Onderzoek van het Nederlands Platform Duurzame Inzetbaarheid en TNO benadrukt dat investeren in vitaliteitsprogramma’s en preventieve maatregelen niet alleen het ziekteverzuim vermindert en voorkomt, maar ook de algehele prestaties van medewerkers verbetert. Maar wat is het verschil tussen preventie en amplitie? En hoe pas je het toe?

Bij preventie ligt de focus op het voorkomen van problemen en het verminderen van risico’s. Er zijn verschillende preventieve oplossingen die je kunt inzetten binnen jouw organisatie, denk hierbij aan:

• Workshops of trainingen die gericht zijn op stress en gezondheid, aangepast aan de behoefte van de persoon. Niet iedereen is immers gebaat bij een timemanagementtraining. Denk daarom ook aan onderwerpen als mindfulness, gezonde leefstijl en assertiviteit.
• Mental coaching om (negatieve) gedachtenpatronen te doorbreken, belemmerende overtuigingen te herkennen en makkelijker keuzes te kunnen maken.
• Loopbaanadvies: veranderingen binnen de organisatie en/of de ontwikkeling van de medewerker zelf kunnen ervoor zorgen dat iemand geen voldoening meer haalt uit diens werk. Een loopbaanonderzoek geeft inzicht in de competenties, interesses en ambities van de medewerker. Met die kennis kan worden gekeken naar aanpassingen binnen de functie of zelfs een andere functie die beter past.

Amplitie werkt complementair aan preventie en is gericht op het versterken van positieve aspecten of kwaliteiten binnen een organisatie of team. Hierbij zoek je actief naar manieren om de sterke punten van medewerkers te benutten, zodat zij hun potentieel kunnen vergroten. Mogelijkheden om met amplitie aan de slag te gaan zijn:

• Onderzoek wat de energiegevers van je medewerkers zijn, bijvoorbeeld middels persoonlijke gesprekken of een enquête. Zo kom je erachter uit welke werkzaamheden en werkfactoren jouw medewerkers energie halen. Aan de hand van die informatie kun je aanpassingen doen, zodat medewerkers meer gemotiveerd aan het werk gaan. Een aanpassing kan heel persoonlijk zijn (zoals vaker feedback ontvangen of een opleiding volgen) maar een aanpassing voor de hele afdeling is ook mogelijk (zoals een tafeltennistafel in de hal of flexibele werktijden).
• Organiseer teambuildingdagen voor meer verbinding en plezier. Ga bijvoorbeeld voor een Virtual Reality Workshop: een leuke én leerzame ervaring waarbij jouw medewerkers inzicht krijgen in hun eigen stresssysteem.
• Stimuleer gezonde voeding, want gezonde voeding draagt bij aan een gezonde geest. Koppel bijvoorbeeld ‘gezonde voeding’ aan ‘samen eten tijdens de pauze’ en het wordt gezellig! Of vervang de vrijdagmiddagborrel door een vrijdagmiddaglunch. Er zijn genoeg manieren om gezonde voeding op een positieve manier onderdeel te maken van de bedrijfscultuur.

Meer weten over amplitie en preventie? Ontdek het bij onze zusterorganisatie Vitalmindz: dé expert op gebied van amplitie en preventie.

5. Ondersteuning bij werk-privébalans

Om ziekteverzuim te verminderen, is het van essentieel belang om medewerkers te ondersteunen in het vinden van een gezonde werk-privébalans. Dit biedt hen meer controle over hun tijd, flexibiliteit en zorgt voor vermindering van stress. En een betere balans en autonomie zorgen weer voor meer veerkracht, focus én minder (kans op) ziekteverzuim. Deze acties kun je bijvoorbeeld ondernemen om een goede werk-privébalans te bevorderen:

• Faciliteer thuiswerkmogelijkheden als de werkzaamheden dat toelaten. Dit kan extra gunstig zijn bij lange reistijden of persoonlijke situaties die om flexibiliteit vragen.
• Stimuleer het gebruik van verlofregelingen en ouderschapsverlof. Het stimuleren van (on)betaald ouderschapsverlof kan ouders helpen om hun werk en gezinsverantwoordelijkheden in evenwicht te brengen.
• Erken en ondersteun medewerkers die mantelzorgtaken hebben. Bied hen bijvoorbeeld flexibele werkschema’s of specifieke verlofregelingen aan.
• Creëer een bedrijfscultuur die een gezonde werk-privébalans bevordert. Leidinggevenden en management zouden het goede voorbeeld moeten geven door zelf ook de balans te bewaren.
• Moedig het nemen van pauzes aan en stel duidelijke grenzen voor overwerk. Vermijd het creëren van een cultuur waarin medewerkers het gevoel hebben dat ze voortdurend bereikbaar moeten zijn buiten reguliere werkuren.
• Voer regelmatig feedbackgesprekken en evaluaties om te bespreken hoe medewerkers hun werk-privébalans ervaren. Dit biedt de mogelijkheid om aanpassingen te doen indien nodig.

6. Voorkom psychisch verzuim door gezondheidsscreenings

Het aanbieden van een jaarlijkse gezondheidsscreening aan medewerkers kan ziekteverzuim verminderen. Gezondheidsproblemen kunnen al in een vroeg stadium herkend worden, waardoor de medewerker kan voorkomen dat de situatie verslechtert en wegens psychische problematiek uitvalt. Uiteraard blijft deelname aan een gezondheidsscreening altijd op vrijwillige basis.

Op naar minder psychisch verzuim

Zoals je ziet zijn er gelukkig voldoende mogelijkheden om het ziekteverzuim binnen jouw organisatie te verminderen of voorkomen. Onderzoek waardoor werknemers ziek worden en onderneem actie. Het is essentieel om een positieve werksfeer te creëren en leiders moeten vertrouwen opbouwen met hun team. Investeren in gezondheid, preventieve en amplitieve maatregelen en het ondersteunen van een goede balans tussen werk en privé zijn belangrijke stappen.

Door deze maatregelen te nemen, kun je niet alleen ziekteverzuim verminderen en voorkomen, maar ook een gezonde en positieve werkomgeving bevorderen. Een omgeving waar medewerkers met plezier werken.

Ben je geïnteresseerd in een behandeling voor een van je medewerkers? Of heb je vragen over onze diensten? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag.